Panduan Lengkap Modul HR di Odoo (Community)

Seri: “Belajar Odoo di Blog Dafisof” – bahas fitur Odoo pelan‑pelan, dari dasar sampai praktik lapangan.

---

Ringkasan

Odoo menyediakan rangkaian modul HR (Human Resources) yang saling terhubung untuk mengelola data karyawan, cuti, absensi, rekrutmen, penilaian kinerja, timesheet, reimbursement, hingga penggajian. Artikel ini merangkum fitur, alur kerja, perbedaan edisi Community vs Enterprise, integrasi populer, serta best practice implementasi—khususnya untuk UKM/UMKM dan kontraktor proyek di Indonesia.

---

1) Gambar Besar: Arsitektur HR di Odoo

• Employees → master data karyawan (biodata, struktur organisasi, kontrak kerja, dokumen).

• Time Off (Cuti/Izin) → kebijakan cuti, saldo, approval berjenjang.

• Attendances (Absensi) → check‑in/out via kiosk, perangkat, atau web.

• Recruitment (ATS) → lowongan, pipeline kandidat, wawancara.

• Appraisals → periode penilaian kinerja, formulir & KPI.

• Timesheets → catat jam kerja per proyek/tugas.

• Expenses (Reimbursement) → klaim biaya, approval, jurnal biaya.

• Payroll → slip gaji, komponen gaji, integrasi cuti/absensi/entry kerja.

Catatan cepat edisi: Community meng-cover kebutuhan dasar HR. Untuk fitur lanjutan (otomasi, analitik, OCR, integrasi payroll native, mobile), biasanya tersedia di Enterprise atau melalui add‑on komunitas OCA.

---

2) Tabel Ringkas Fitur & Edisi

Tujuan tabel: memberi gambaran cepat. Implementasi nyata bisa mengkombinasikan Community + modul OCA atau upgrade ke Enterprise untuk fitur built‑in tertentu.

Area	Core Fitur	Ketersediaan Umum	Alternatif/Notes
Employees	Data karyawan, struktur org, dokumen	Community & Enterprise	Dasar cukup kuat di CE; gunakan attachment untuk arsip dokumen.
Time Off	Tipe cuti, saldo, approval	Community (dasar), Enterprise (otomasi & analitik lebih kaya)	Di CE, banyak yang set saldo/akumulasi manual; bisa dibantu modul OCA publik holiday.
Attendances	Check‑in/out, kiosk mode, laporan	Umumnya Enterprise untuk fitur lengkap	CE bisa pakai modul komunitas (OCA hr‑attendance) atau integrasi mesin fingerprint.
Recruitment (ATS)	Lowongan, pipeline, email	Tersedia; fitur lanjutan sering di Enterprise	Posting multi‑portal & automasi canggih lebih nyaman di EE.
Appraisals	Form penilaian, siklus review	Enterprise	CE dapat alternatif via komunitas atau kustom form.
Timesheets	Catat jam kerja ke proyek	Umumnya Enterprise untuk fitur penuh	CE: gunakan OCA/timesheet untuk kebutuhan dasar.
Expenses	Reimbursement biaya	Tersedia; fitur lanjutan (OCR, reimburse via payslip) di Enterprise	CE tetap bisa klaim & jurnal manual.
Payroll	Slip gaji & komponen	Enterprise (native)	CE: gunakan modul pihak ketiga/OCA payroll.

Saran praktis: Mulai dari CE + OCA untuk validasi proses. Jika butuh otomasi tingkat lanjut (mis. accrual otomatis, OCR, mobile offline, integrasi payroll native), pertimbangkan EE.

---

3) Konfigurasi Dasar – Langkah demi Langkah

3.1 Employees (Master Data)

1. Aktifkan modul Employees.

2. Struktur organisasi: buat Departemen, Job Position, Manager.

3. Data karyawan: isi identitas, kontak darurat, jabatan, tanggal gabung.

4. Kontrak kerja: tipe (PKWT/PKWTT), gaji pokok, tunjangan, jam kerja.

5. Dokumen: upload KTP, NPWP, BPJS, kontrak. Gunakan tag/notes.

Tips: Untuk banyak karyawan, siapkan template impor (CSV/XLSX) agar konsisten.

3.2 Time Off (Cuti/Izin)

1. Tipe cuti: Tahunan, Sakit, Nikah, Dinas, dll. Atur satuan (hari/jam).

2. Kebijakan saldo: accrual bulanan/tahunan (di EE otomatis; di CE bisa manual atau dibantu modul komunitas).

3. Approval flow: single/multi level, notifikasi email/WhatsApp (via gateway).

4. Kalender hari libur nasional: tambah manual atau modul Public Holidays (OCA).

Checklist: pastikan timezone perusahaan dan resource calendar sesuai jam kerja lokal.

3.3 Attendances (Absensi)

1. Mode pencatatan: Kiosk tablet, desktop, atau integrasi fingerprint/face.

2. Aturan kerja: jam kerja, toleransi telat, istirahat, lembur.

3. Koreksi manual & permintaan perbaikan: izinkan via role tertentu.

4. Laporan: worked hours, overtime, difference vs expected hours.

Tips lapangan (pabrik/proyek): Tempelkan QR/Barcode untuk scan cepat; atur geofence/IP (jika pakai add‑on) agar akurat di lokasi proyek.

3.4 Recruitment (ATS)

1. Job position & stages: Draft → Screening → Interview → Offer → Hired.

2. Sumber kandidat: form web, email alias (jobs@), referal internal.

3. Dokumen: CV, portofolio; gunakan kanban & activity (to‑do).

4. Template email & meeting: undangan interview, feedback.

Tips: Simpan bank soal interview & rubric standar untuk konsistensi.

3.5 Appraisals (Penilaian Kinerja)

1. Periode penilaian: semesteran atau tahunan.

2. Form: kompetensi, KPI proyek, budaya kerja; dukung 360° feedback.

3. Timeline & reminder: otomatis kirim tugas review ke atasan/reviewer.

3.6 Timesheets (Jam Kerja Proyek)

1. Aktifkan Project & Timesheet.

2. Work breakdown: task per proyek; tetapkan rate (jika billing).

3. Entri timesheet: harian/mingguan; validasi oleh project manager.

4. Analitik: biaya tenaga kerja per proyek, varians rencana vs realisasi.

3.7 Expenses (Reimbursement)

1. Kategori biaya: transport, makan, alat kerja, perjalanan dinas.

2. Workflow: submit → approve → posting accounting.

3. Lampiran: foto nota/kwitansi (OCR tersedia di EE).

3.8 Payroll (Gaji)

1. Struktur gaji: dasar, tunjangan tetap, lembur, potongan.

2. Komponen variabel: tarik dari Time Off/Attendance/Timesheet.

3. Slip gaji: per periode; ekspor bank file; integrasi e‑payslip.

Indonesia: sesuaikan dengan regulasi (UMK/UMP, BPJS, PPh21). Banyak modul lokal tersedia dari komunitas/vendor.

---

4) Best Practice Implementasi (berdasar pengalaman lapangan)

• Mulai dari Proses, bukan Modul. Tulis dulu alur HR Anda; baru mapping ke Odoo.

• Iterasi cepat: jalankan MVP dengan data contoh; ajak tim HR mengetes.

• Hak akses ketat: role “Employee”, “Officer”, “Manager”, “Payroll”.

• Data master rapi: standar penamaan departemen, job, lokasi proyek.

• Automasi bertahap: accrual cuti, template email, reminder appraisal.

• Integrasi mesin absensi: gunakan konektor yang support ekspor CSV/API.

• Audit & log: aktifkan chatter, activity types, dan lock period payroll.

• Backup & staging: uji di database staging sebelum ke produksi.

---

5) Skenario untuk Kontraktor/Proyek (relevan untuk Dafisof)

• Absensi di lokasi proyek (site): Kiosk tablet Android + QR ID karyawan.

• Timesheet per proyek & task: memantau beban kerja mandor/tukang.

• Reimbursement cepat: uang jalan, penginapan, material kecil.

• Appraisal praktis: fokus KPI keselamatan (K3), ketepatan waktu, kualitas.

• Integrasi ke Akuntansi: biaya tenaga kerja & lembur masuk analitik proyek.

---

6) Integrasi Penting

• Accounting: posting reimbursement & payroll (EE native). Di CE, lakukan jurnal manual atau pakai modul pihak ketiga.

• Projects/Field Service: timesheet langsung menempel ke proyek/WO.

• Documents: arsip HR (kontrak, peringatan, SOP, sertifikat pelatihan).

• Email/SMS/WhatsApp: notifikasi rekrutmen, persetujuan cuti, slip gaji.

---

7) Rekomendasi Add‑on Komunitas (OCA)

Cocok untuk pengguna Community Edition atau yang butuh fitur spesifik.

• Public Holidays (hr_holidays_public): kalender libur nasional otomatis.

• HR Attendance (OCA): pelengkap absensi & laporan.

• Timesheet (OCA): fitur timesheet tambahan untuk CE.

• HR Expense (OCA): peningkatan alur reimbursement.

• HR Branch/Org: dukungan multi‑cabang.

Cari berdasarkan versi Odoo Anda (misal 16.0–18.0) dan uji dulu di staging.

---

8) Template SOP Singkat (copy–paste ke perusahaan Anda)

SOP Pengajuan Cuti

1. Karyawan membuat request via Time Off min. H‑3.

2. Sistem mengirim notifikasi ke atasan; atasan menilai kuota & load.

3. HR memverifikasi bila diperlukan; sistem update saldo cuti.

4. Jika diset sinkron ke Payroll, komponen potongan (jika ada) terhitung otomatis (EE) atau manual (CE).

SOP Koreksi Absensi

1. Karyawan ajukan koreksi (lampirkan bukti) → Atasan menyetujui.

2. HR menyesuaikan entri absensi; catat alasan di chatter.

3. Lembur dihitung sesuai kebijakan; sinkron ke timesheet/payroll.

SOP Reimbursement

1. Ajukan klaim + foto nota → Approver → Accounting posting.

2. Pembayaran via batch payment bank; slip dikirim ke karyawan.

---

9) Contoh KPI HR yang Praktis

• Lead time rekrutmen (hari) per posisi.

• Turnover rate bulanan/kuartal.

• Absence rate & keterlambatan.

• Utilisasi jam kerja per proyek.

• Persentase appraisal selesai tepat waktu.

---

10) FAQ Singkat

Q: Apakah Odoo Community cukup untuk HR?
A: Cukup untuk kebutuhan dasar (data karyawan, cuti, rekrutmen dasar, reimbursement). Untuk automasi dan integrasi payroll native, pertimbangkan Enterprise atau modul tambahan OCA.

Q: Bisa integrasi dengan mesin fingerprint?
A: Bisa. Umumnya lewat ekspor CSV atau konektor pihak ketiga. Pastikan format cocok dengan model absensi Odoo.

Q: Apakah ada payroll Indonesia?
A: Ada vendor/komunitas yang menyediakan modul lokal. Cek dukungan BPJS & PPh21.

Q: Bagaimana kalau perusahaan multi‑cabang?
A: Gunakan struktur Company/Branch/Department. Modul komunitas bisa membantu tagging cabang di transaksi HR.

---

11) Contoh Blok CTA untuk Blogger

Butuh implementasi Odoo HR?
Kami bantu dari analisis kebutuhan, setup modul, migrasi data, sampai training.
Hubungi Dafisof via WhatsApp: 08xx‑xxxx‑xxxx.

---

12) Markup FAQ (Schema.org) – Opsional

Gunakan di bawah postingan (mode HTML) untuk meningkatkan peluang rich result di Google.

<script type="application/ld+json">
{
  "@context": "https://schema.org",
  "@type": "FAQPage",
  "mainEntity": [
    {
      "@type": "Question",
      "name": "Apakah Odoo Community cukup untuk HR?",
      "acceptedAnswer": {
        "@type": "Answer",
        "text": "Cukup untuk kebutuhan dasar (data karyawan, cuti, rekrutmen dasar, reimbursement). Untuk automasi dan integrasi payroll native, pertimbangkan Enterprise atau modul tambahan OCA."
      }
    },
    {
      "@type": "Question",
      "name": "Bisa integrasi dengan mesin fingerprint?",
      "acceptedAnswer": {
        "@type": "Answer",
        "text": "Bisa. Umumnya lewat ekspor CSV atau konektor pihak ketiga. Pastikan format cocok dengan model absensi Odoo."
      }
    },
    {
      "@type": "Question",
      "name": "Apakah ada payroll Indonesia?",
      "acceptedAnswer": {
        "@type": "Answer",
        "text": "Ada vendor/komunitas yang menyediakan modul lokal. Cek dukungan BPJS & PPh21."
      }
    }
  ]
}
</script>

---

13) Checklist Go‑Live HR (Printable)

• Struktur organisasi selesai (Dept, Job, Manager).

• Kalender kerja & hari libur nasional terpasang.

• Kebijakan cuti & alur persetujuan disepakati dan diuji.

• Mekanisme absensi (kiosk/mesin) berjalan & diuji.

• Format timesheet per proyek dan SOPnya jelas.

• Template reimbursement & akun akuntansi siap.

• Payroll diuji di staging (jika digunakan).

• Hak akses & audit trail dicek.

• Backup otomatis & jadwal maintenance diset.

---

Penutup

Itu ringkasan modul HR di Odoo. Di tulisan berikutnya kita bisa bahas lebih detail Time Off, Attendances, atau Recruitment dengan contoh konfigurasi real dan tips integrasi. Jika butuh versi Blogger HTML atau Word siap cetak, tinggal bilang—nanti saya convertkan.